客戶委託估價測量師進行物業估價 Property Valuation , 客戶需向估價測量師提供與估價相關的資料。例如物業使用狀況, 單位有沒有僭建物, 居屋的補價折扣率, Building Order (屋宇署建築事務監督發出的命令)等等。
物業使用狀況即物業於估價日期時是出租 Leased out、自用 Owner-occupied還是空置 Vacant。物業的使用狀況是物業估價重要因素之一, 影響估價基準和物業市值。在資料搜集的過程中, 估價測量師會向客戶索取物業使用狀況或租約詳情, 例如租約副本, 租金多少, 租期, 租金是否包管理費, 差餉, 地租等。這是由於凈租金收入的多少, 租期的長短, 調整租金的機制(Rent Review Clause)等租約條款對物業市值高低影響重大。
在進行物業估值時，如果物業是出租予第三者使用，業主就需要提供有關租約副本, 租金凈值、租期及其他相關的資料予估價測量師參考。
物業估價報告Property Valuation Report內會列出物業的使用狀況/租約的基本資料。